مع التطور السريع في عالم تكنولوجيا الاتصالات أصبحت الخدمات السحابية والشبكات السحابية حجر الأساس في…
ماهي الاتصالات الموحدة ؟
يساعد تطبيق مفهوم وحلول الاتصالات الموحدة سواء كنت شركة كبيرة أو صغيرة على الارتقاء والانتقال بمستوى شركتك وأعمالك إلى مراحل متطورة ومتقدمة. نستعرض معاً في هذا المقال مفهوم الاتصالات الموحدة وكيفية عملها.
تعريف الاتصالات الموحدة:
الاتصالات الموحدة (Unified Communications – UC) هو مصطلح شامل يشير إلى دمج أدوات الاتصال المختلفة في بيئة الأعمال. من خلال الجمع بين المكالمات الهاتفية، والاجتماعات عبر الإنترنت (Conference and Meeting)، والرسائل النصية القصيرة، والبريد الإلكتروني، وغيرها، يمكن لأعضاء الفريق مشاركة البيانات والتعاون في الوقت الفعلي (مباشرة) عبر الإنترنت.
تهدف هذه الطريقة إلى زيادة التعاون بين الموظفين والمستخدمين، وزيادة الإنتاجية، وسهولة التنقل، وتوفير تجربة مستخدم أفضل.
ما هي مكونات نظام الاتصالات الموحدة؟
تتمثل في جمع مختلف أدوات الاتصال المتعددة في منصة واحدة. ولكن ما هي أدوات الاتصالات الموحدة هذه، وكيف يتم دمجها معاً؟
- المكالمات الصوتية بتقنية VoIp : هذه هي الميزة الأساسية، حيث تسمح بإجراء مكالمات صوتية عبر الإنترنت بدلاً من خطوط الهاتف التقليدية. يوفر VoIP المرونة، سواء كنت تقوم بإجراء مكالمات داخلية أو دولية
- المراسلة الفورية (IM): هل تحتاج إلى رد سريع أو تحديث موجز؟ تتيح المراسلة الفورية للفريق التواصل في الوقت المباشر دون رسمية البريد الإلكتروني أو وقت الانتظار لمكالمة هاتفية.
- اجتماعات الفيديو: مع اجتماعات الفيديو، يصبح التعاون بين الفريق أكثر ديناميكية. إنه أفضل شيء بعد التواجد في نفس الغرفة.
- حالة الوكيل: هل تساءلت يومًا عن توفر الوكيل قبل التواصل معه؟ يوضح لك النظام حالة الوكيل – سواء كان متصلاً، مشغولاً، أو بعيدًا – مما يساعدك على اتخاذ قرارات أفضل للتواصل.
- مشاركة الملفات:يمكنك إرسال واستقبال المستندات والصور والعروض التقديمية المهمة على الفور من خلال نفس المنصة، دون الحاجة إلى استخدام تطبيقات أخرى.
- التكامل مع البريد الالكتروني: غالبًا ما تتكامل أنظمة الاتصالات الموحدة مع البريد الإلكتروني الخاص بك، مما يسمح لك بإدارة اتصالات عملك من مكان واحد دون التنقل بين البرامج المختلفة.
- مشاركة الشاشات: أصبح التعاون عن بُعد أسهل بفضل إمكانات مشاركة الشاشة ومشاركة الملفات التي تتيح لك نقل المستندات بسرعة داخل نفس المنصة، مع الاحتفاظ بكل شيء في مكان واحد.
- التكامل مع شبكات التواصل الاجتماعي: يضمن ذلك إمكانية التواصل مع العملاء أو الشركاء على منصاتهم المفضلة دون مغادرة بيئة الاتصالات الموحدة.
كيف تعمل الاتصالات الموحدة؟
تعتمد فكرته على التوافق واندماج العديد من أنظمة الاتصالات المختلفة معاً في الخلفية لإنتاج ما يسمى بقناة اتصال موحدة – ومن خلال تلك القناة يقوم الوكيل او موظفي خدمة العملاء بإدارة جميع قنوات اتصالات الشركة من هذا المكان الموحد.
وهذه الأنظمة المختلفة التي يتم دمجها قد تكون موجودة داخل الشركة أو مُستضافة على الحوسبة السحابية (الكلاود) أو مُقسمة داخلياً وخارجياً (كلاود). وبالإضافة إلى ذلك ظهرت تقنية مفتوحة المصدر تسمى WebRTC وهي تقوم بإدارة تقنية الاتصالات الموحدة مباشرة من خلال متصفحات الويب.
لماذا تختار نظام الاتصالات الموحدة؟
ببساطة لأنها تتيح للمستخدمين الوصول بسهولة إلى كل وسائل الاتصالات الممكنة من مكان واحدة والدخول لمعلومات وبيانات جميع العملاء من هذا المكان، بغض النظر عن متى أو أين يتم الوصول إليها (المنزل، العمل، في السيارة، في القطار…)، وعلى أجهزة متعددة (الكمبيوتر المحمول، الكمبيوتر اللوحي، الهاتف الذكي…). على سبيل المثال، يمكن توجيه المكالمات الواردة إلى أي مكان يوجد فيه مستقبل المكالمات، سواء كان في المكتب، أو في الخارج على هاتف محمول أو يعملون بنظام العمل عن بعد باستخدام خدمة الهاتف عبر الويب أو متصفح الويب من المنزل.
ما هي فوائد الاتصالات الموحدة؟
تعزيز التعاون والإنتاجية
- الاتصال الفوري: تعمل الاتصالات الموحدة على التخلص من الانتظار. سواء كان الأمر يتعلق بسؤال سريع أو قرار يحتاج إلى اهتمام فوري، يمكن لفريقك الاتصال على الفور.
- تبسيط العمليات: من خلال توفير كافة أدوات الاتصال في مكان واحد، يتم تبسيط العمليات. وهذا التبسيط يعني قضاء وقت أقل في محاولة معرفة أفضل طريقة للوصول إلى شخص ما وقضاء المزيد من الوقت في إنجاز العمل بالفعل.
- المرونة والتنقل: تدعم الاتصالات الموحدة القوى العاملة المتنقلة اليوم. يمكن لفريقك التعاون بشكل فعال من أي مكان في العالم، كما لو كانوا يجلسون بجوار بعضهم البعض في المكتب.
خفض التكاليف
- انخفاض تكاليف البنية الأساسية: حيث يتم التخلص من الحاجة إلى أنظمة منفصلة للبريد الإلكتروني والمكالمات والمؤتمرات، مما يقلل من تكاليف البنية الأساسية لتكنولوجيا المعلومات والصيانة.
- انخفاض تكاليف الاتصالات: إن دمج الاتصالات الصوتية والفيديو والبيانات في منصة واحدة يمكن أن يقلل بشكل كبير من تكاليف الاتصالات، وخاصة المكالمات طويلة المسافة والمكالمات الدولية.
تطوير وتحسين مستوى خدمة العملاء
- أوقات استجابة أسرع: تتيح الاتصالات الموحدة لفريق خدمة العملاء الخاص بك الإجابة على الاستفسارات بسرعة وكفاءة، مما يعزز تجربة العملاء ويزيد من رضاهم.
المرونة في التوسع
- المرونة في التوسع من أجل نمو حجم الاعمال: سواء كنت تقوم بتوظيف عشرة أو مائة موظف جديد، فإن أنظمة الاتصالات الموحدة (UC) يمكنها التوسع بسهولة لتلبية احتياجاتك المتزايدة دون الحاجة إلى إصلاح او استثمار جديد كامل للبنية الأساسية للاتصالات لديك.
- مرونة للتطور مع نوع النشاط: تم تصميم أنظمة الاتصالات الموحدة للتكيف مع نماذج الأعمال المتطورة، ودعم التغييرات بسلاسة مثل اتجاهات العمل عن بعد والتوسع الدولي.
يمكن أن تكون الاتصالات الموحدة بمثابة المحفز والمُحرك لتطوير أعمالك. من خلال تعزيز التعاون وخفض التكاليف وتحسين خدمة العملاء وتوفير القدرة على التوسع، تعمل الاتصالات الموحدة على تمكين نشاطك التجاري من التعامل مع تعقيدات التكنولوجيا الحديثة بسهولة وكفاءة.
